Die Praxisorganisation einer Zahnarztpraxis ist das A und O für deren reibungslose Funktion. Das glaubst du nicht? Bissfest zeigt dir, warum das so ist!
Neben verständlichen Erklärungen zum Thema Praxismanagement erhältst du am Ende des Artikels 6 gute Tipps, um deine Praxisverwaltung zu verbessern.
Was ist Praxisorganisation und -verwaltung überhaupt?
Doch was ist Praxisorganisation eigentlich, gibt es eine Definition?
Praxisorganisation beschreibt grundsätzlich alle Aspekte, die die Strukturen in deiner Praxis festlegen und beeinflussen. In der Managementlehre unterscheidet man grundsätzlich zwischen Ablauf- und Aufbauorganisation. Das macht auch für die Praxisorganisation in einer Zahnarztpraxis Sinn, daher wollen wir uns diese beiden Teilbereiche genauer ansehen.
Aufbauorganisation: Die Hierarchie in deiner Arztpraxis
Unter der Aufbauorganisation kannst du dir das organisatorische Gerüst vorstellen, innerhalb dessen deine Praxis funktioniert. Die Aufbauorganisation legt fest:
- welche Bereiche und Aufgaben zu deiner Praxis gehören,
- wer für die einzelnen Bereiche Verantwortung übernimmt,
- welcher Mitarbeiter welche Aufgaben zu erledigen hat.
Ablauforganisation: Dein täglich Brot
Auf Basis der Aufbauorganisation können die Abläufe einer Praxis geplant werden – man spricht hier von Ablauforganisation. Basierend auf den in der Aufbauorganisation definierten Bereichen und Aufgaben, legt die Ablauforganisation fest:
- aus welchen Teilschritten Aufgaben bestehen,
- in welcher Reihenfolge diese zu erledigen sind,
- wer die einzelnen Schritte durchzuführen hat und welche Hilfsmittel dabei genutzt werden sollen,
- welcher zeitliche Rahmen für die einzelnen Schritte und die gesamte Aufgabe zur Verfügung steht,
- wo die jeweilige Aufgabe erledigt werden soll.
Wie wichtig ist das Praxismanagement für mich?
In der Realität arbeiten nur wenige Zahnarztpraxen mit so einer stringenten Planung. Im Praxisalltag bleibt vieles dem Zufall und dem Strom der eintrudelnden Patienten überlassen. Dabei bietet eine gute Praxisverwaltung verschiedene Vorteile:
- Steigerung der Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit,
- Vermeidung von Stress und damit Burnout-Prävention für dich und deine Mitarbeiter,
- Effizienzsteigerung und dadurch auch größere Wirtschaftlichkeit deiner Praxis.
Wer ist für das Praxismanagement verantwortlich?
Die Hierarchie einer Arztpraxis führt dazu, dass die alltägliche Praxisorganisation zu großen Teilen in den Händen der medizinischen Fachangestellten liegt. Darüber hinaus sollte es einen klar definierten Praxismanager geben, der alle Abläufe im Überblick behält. Letztlich bist aber auch du als Zahnarzt in der Verantwortung – vor allem, wenn es darum geht, wie du dir die grundlegende Gestaltung der Praxisabläufe vorstellst.
Alle Teilbereiche von Praxisorganisation und Verwaltung im Überblick
Das Praxismanagement lässt sich nicht nur in Aufbau und Abläufe unterteilen. Der Natur einer Arztpraxis nach, lassen sich verschiedene Teilbereiche identifizieren, die zur Praxisorganisation gehören. Die wichtigsten zeigen wir dir im Folgenden.
Termin- und Zeitmanagement
Einer der wichtigsten Aspekte jeder Praxisorganisation ist das Zeitmanagement. Zum Zeit- und Terminmanagement in der Zahnarztpraxis gehören:
- Sprechstundenplanung,
- Zeitplanung der anstehenden Behandlungen,
- Terminvergabe und -organisation.
Ein gutes Terminmanagement setzt voraus, dass Behandlungszeiten möglichst korrekt eingeschätzt und Termine entsprechend vergeben werden. Daneben müssen ausreichend Pufferzeiten für die Behandlung von Akutpatienten eingeplant werden.
Personalmanagement
Auch das Personalmanagement ist von großer Wichtigkeit, vor allem in größeren Praxen mit mehreren Angestellten. Zum Personalmanagement gehören die folgenden Aufgaben:
- Dienstplanung,
- Einsatzplanung,
- Vertretungsorganisation,
- Übergabeorganisation.
Während die Dienstplanung feststellt, wann welcher Mitarbeiter zu erscheinen hat, legt die Einsatzplanung die jeweiligen Aufgaben in einem bestimmten Zeitabschnitt fest. Die Vertretungsorganisation regelt, wie Krankheitsfälle von Mitarbeitern aufgefangen werden. Zudem sollte es feste Abläufe für die Übergabe bei Schichtwechsel geben.
Patientenmanagement
Das Patientenmanagement kann weitverzweigte Aufgaben umfassen. Besondere Bedeutung kommt diesem Bereich bei Patienten zu, die aufgrund chronischer Erkrankungen häufiger in der Praxis erscheinen. Zum Patientenmanagement gehört dabei auch die Pflege der Patientenakte und der Patientendaten.
Qualitätsmanagement
Auch das Qualitätsmanagement lässt sich kaum auf einige wenige Aufgaben festlegen. Grundlegendes Ziel dieses Bereiches ist es, Verbesserungspotenziale in der Praxis zu finden und einen Plan für deren Umsetzung zu schmieden. Diese Verbesserungspotenziale können in ganz verschiedenen Teilbereichen der Praxis gefunden werden, vom Angebot und der Kommunikation mit dem Patienten bis zu internen Prozessen.
Es empfiehlt sich, einen Mitarbeiter eigens als geschulten QM-Beauftragten einzusetzen.
Konflikt- und Krisenmanagement
In einer Zahnarztpraxis kann es zu vielen Konflikten und kleineren oder größeren Krisen kommen. Das Konflikt- und Krisenmanagement umfasst unter anderem den Umgang mit:
- Patientenbeschwerden,
- juristischen Auseinandersetzungen,
- besonderen, nicht planbaren Situationen wie hohem Krankenstand oder außergewöhnlich vielen Notfällen,
- besonderen, planbaren Situationen wie der Planung eines Praxisurlaubs oder einer Renovierung der Praxisräumlichkeiten.
Wichtig ist, dass bereits vor Eintreffen einer Krise Regeln aufgestellt wurden, die das richtige Handeln in dieser Situation definieren.
Abrechnungsmanagement
In vielen Praxen läuft die Abrechnung eher so nebenher. Das führt häufig zu vermeidbarem Stress und kann sogar deutliche finanzielle Einbußen bedeuten. Wie was von wem abgerechnet wird, sollte daher ebenfalls klar geregelt sein.
Das sind die 3 häufigsten Problemzonen der Praxisorganisation
Die meisten Arzt- und Zahnarztpraxen haben klassische Problembereiche in Sachen Praxisorganisation. Besonders häufig hakt es in einem der folgenden drei Bereiche:
- Terminmanagement und Sprechstundenplanung,
- interne Zuständigkeiten,
- Kommunikation untereinander, aber auch mit den Patienten.
6 Tipps, mit denen du deine Praxisorganisation und -verwaltung verbesserst
Um diese und andere Problemzonen effizient anzupacken, gibt es bestimmte Punkte, deren Optimierung eine Art positive “Hebelwirkung” in deiner Praxisorganisation besitzen können. Die 6 besten Tipps für solch besonders effiziente Verbesserungsmaßnahmen möchten wir dir zum Abschluss natürlich nicht vorenthalten.
Tipp #1: Etabliere feste Hierarchien in deiner Arztpraxis
Vielen niedergelassenen Zahnärzten missfällt es, klare Hierarchien in der Arztpraxis festzulegen. Und auch, wenn flache Hierarchien modern sind: Hierarchien braucht es so oder so!
Definiere daher feste Zuständigkeiten und nimm deine Mitarbeiter auch einmal in die Pflicht. Du wirst sehen: Der richtige Führungsstil spornt deine Mitarbeiter an und macht die Zusammenarbeit für alle Beteiligten einfacher.
Unterziehe deine Praxishierarchien zudem regelmäßig einem “Check-Up”. Sie nach der Praxiseröffnung einmal festzulegen und dann nicht mehr anzutasten, wird der dynamischen Entwicklung einer Arztpraxis nicht gerecht.
Tipp #2: Bestimme einen verantwortlichen Praxismanager
Du möchtest die Praxisorganisation nicht länger dem Zufall überlassen, hast aber selbst nicht genug Zeit, auch noch die ganze Organisation zu übernehmen? So geht es den meisten Ärzten!
Suche dir daher einen Mitarbeiter, dem du vertraust und der durch besonderes organisatorisches Geschick auffällt. Bestimme ihn oder sie zum Praxismanager. Entsprechende Fortbildungen helfen, die Aufgabe voll auszufüllen.
Tipp #3: Lerne zu delegieren
Vielen Ärzten fällt es schwer, Aufgaben abzugeben. Dennoch musst du lernen, nicht-medizinische Aufgaben an deine Mitarbeiter abzugeben. Reicht das nicht aus, lass dir von externen Experten helfen.
Tipp #4: Optimiere deine Sprechstundenplanung
Die Sprechstundenplanung erzeugt bei Weitem die meisten Reibungspunkte in einer Arztpraxis. Daher lässt diese sich fast immer weiter optimieren.
Lasse deine Praxis vom Praxismanager über einen Zeitraum von 1 bis 2 Monaten genau analysieren. Erhebt Daten darüber, wie viele Akutpatienten an welchen Tagen erscheinen, welche Zeiträume von Terminpatienten bevorzugt werden und wie lange welche Behandlungen im Durchschnitt wirklich dauern. Auf Basis dieser Daten könnt ihr dann die Terminvergabe gezielt verbessern und lange Wartezeiten vermeiden.
Tipp #5: Übe dich in Selbst- und Zeitkontrolle
Das beste Terminmanagement kann nicht funktionieren, wenn du dich nicht an vorgegebene Zeiträume für Behandlung und Co. hältst. Lerne daher, vorgegebene Zeitfenster immer besser einzuhalten. Dazu gehört auch, unnötige Gänge zum Empfangstresen oder zwischen Räumen zu vermeiden.
Tipp #6: Lerne besser zu kommunizieren
Bessere Kommunikation bedeutet in diesem Zusammenhang vor allem: Effizientere Kommunikation. Lasse deine Patienten und Mitarbeiter wirklich ausreden, das spart am Ende oft wertvolle Zeit. Habt ihr Probleme mit der Kommunikation in der Praxis, nehmt entsprechende Trainings in Anspruch – sie zahlen sich am Ende häufig aus.
Planst du dich niederzulassen? Deine Praxisorganisation steht und du hast noch Raum für neue Patienten? Bissfest hilft dir, durch modernes Marketing für Zahnarztpraxen neue Patienten zu finden und dich als starke Marke aufzubauen – kontaktiere uns, wenn du bereit dafür bist!
